Privacy- en klachtenbeleid

UW PRIVACY (For English version see further)

Uw privacy is belangrijk en daarom wil ik u graag informeren over het privacybeleid van de praktijk.
Het werken met patiënten in een acupunctuurpraktijk kan niet zonder dat bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt. Dat doe ik met de grootst mogelijke zorg. Vanaf 25 mei 2018 krijgt ook mijn praktijk te maken met een nieuwe privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Mijn privacy beleid is op die wet afgestemd.

De drie belangrijkste punten van dit privacy beleid zijn:
1. Ik heb één patiënten database en deel persoonsgegevens alleen als dat nodig is en uitsluitend na uw toestemming in de volgende gevallen:
o bericht van aankomst aan de huisarts/behandelend specialist
o voortgangs- of eindrapportage aan de huisarts/behandelend specialist
o voor het gebruik door een waarnemer tijdens mijn afwezigheid
o voor onderricht aan stagiaires of bezoekende collega’s. Zij hebben allen geheimhoudingsplicht
o overleg met collega’s, indien ik dat noodzakelijk acht. Hierbij zal u altijd anoniem blijven
o bespreken van een casus in geanonimiseerde vorm met stagiaires van de praktijk
o gebruik als anonieme casus voor les doeleinden
o geanonimiseerd (na uw toestemming) voor wetenschappelijk onderzoek
Indien ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan wordt om uw toestemming gevraagd.

2. Ik bewaar uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ik deze persoonsgegevens van u heb gekregen. Ik verwerk ook niet meer persoonsgegevens dan nodig is om u van dienst te kunnen zijn.

3. Ik beveilig mijn ICT-infrastructuur adequaat en monitor de systemen proactief. Uw veiligheid en privacy staan altijd voorop.

 

PRIVACYVERKLARING, KLACHTENREGELING EN PRIVACYBELEID T.B.V. PATIËNTEN (MEI 2018) VAN DE ACUPUNCTUURPRAKTIJK JOAN DUVEEN
Adres: Mr. J.C. Bührmannlaan 33, 1244 PE Ankeveen
tel: 0356565550 en 0653420653
e-mail: jduveen@planet.nl
www.joanduveen.nl
KvK: 32151091

 

 

PRIVACYVERKLARING

UW PRIVACY
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat uw behandelaar een dossier aanlegt. Dit is een wettelijke plicht opgelegd door de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Uw dossier bevat uw persoonsgegevens, aantekeningen over uw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen.
Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die voor uw behandeling noodzakelijk of van belang (kunnen) zijn, bijvoorbeeld uw woon- en werksituatie, hobby’s, gezinssituatie/burgerlijke staat. Of gegevens die, na uw uitdrukkelijke toestemming, zijn opgevraagd bij uw huisarts of een andere zorgverlener.

Uw behandelaar doet zijn/haar best om uw privacy conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te waarborgen:

• door zorgvuldig om te gaan met uw persoonlijke en medische gegevens
• en door te zorgen dat onbevoegden geen toegang tot uw gegevens hebben.

Hierover worden afspraken gemaakt met bijvoorbeeld collega’s en worden maatregelen genomen om de gegevens veilig te bewaren.
Uw behandelaar is gehouden aan het Privacy Reglement van de Nederlandse Vereniging voor Acupunctuur (NVA). U kunt dit reglement inzien op de NVA-website www.acupunctuur.nl
Alleen uw behandelaar, eventueel aanwezige stagiair (na uw toestemming) en waarnemer bij afwezigheid van uw behandelaar (na uw toestemming) hebben toegang tot de gegevens in uw dossier. Zij hebben allen geheimhoudingsplicht.

Voor de details van het privacybeleid van de Acupunctuurpraktijk Joan Duveen zie hieronder

KLACHTENREGELING

Mocht u klachten hebben dan verzoek ik u dit met mij te bespreken, aangezien onvrede en klachten voort kunnen komen uit gebrekkige communicatie. Als dit contact niet het gewenste resultaat heeft of als u om een of andere reden niet met mij kunt of wilt spreken, kunt u contact opnemen met de Klachtencommissie Alternatieve Behandelwijzen (KAB), postbus 2122, 6020 AC Budel, telefoon 0495499585, emailadres: kab@kab-klachten.nl  Info: http://www.kab-klachten.nl

 

PRIVACYBELEID (AVG) ACUPUNCTUURPRAKTIJK JOAN DUVEEN

Hieronder vindt u mijn gegevens, die voor mijn praktijk van toepassing zijn:
contact-gegevens:
Joan Duveen – is verantwoordelijk voor gegevensbescherming
Mr. J.C. Bührmannlaan 33
1244 PE Ankeveen
tel: 0356565550 en 0653420653
e-mail: jduveen@planet.nl
Mijn dienstverlening is onderhevig aan wetgeving op het gebied van gezondheidszorg in Nederland en het Nederlands recht in het algemeen. Bijv. WGBO, Wkkgz, AVG

De volgende onderwerpen worden besproken
o Doel gegevensvastlegging
o Wat wordt er genoteerd in uw dossier?
o Bij minderjarigen < 16 jaar tevens..
o Bewaartermijn dossier
o Zorgnota
o Uw rechten
o Personen die toegang hebben tot de dossiergegevens, buiten de zorgverlener
o Ik tref maatregelen om uw gegevens te beschermen
o Met betrekking tot mijn website en mijn Facebook pagina
o Meldplicht datalekken

Doel gegevensvastlegging
o (para-)medische behandeling, m.n. Klassieke Chinese geneeskunde
o behandeling homeopathie
o behandeling natuurgeneeswijze
o behandeling fysiotherapie
o verwijzing
o administratie, maken van afspraken
o innen van consultkosten
o facturering t.b.v. cliënt en eventueel zorgverzekeraar
o voldoen aan een wettelijke verplichting (bijv. belastingaangifte)

Wat wordt er genoteerd in uw dossier?
o naam, adres, woonplaats
o telefoonnummers
o e-mailadres
o geboortedatum
Bijzondere persoonsgegevens
o Burger Service Nummer (BSN)
o (para-)medische gegevens
o relevante psychosociale, maatschappelijke gegevens (bijv. relatie, kinderen, woon- en werksituatie, hobby’s/ sport)
o contactgegevens van de huisarts en/of specialist en/of andere behandelaars

Bij minderjarigen < 16 jaar tevens
o naam, adresgegevens, telefoonnummer en mailadres van beide ouders
o schriftelijke toestemming van beide ouders

Bewaartermijn dossier
o 15 jaar na de laatste wijziging/ toevoeging (WGBO), of zoveel langer als uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit

Zorgnota
Op de zorgnota staan de gegevens, die onder meer door de zorgverzekeraar worden gevraagd.
o uw naam, adres, woonplaats
o uw debiteurennummer en factuurnummer
o uw geboortedatum
o mogelijk uw BSN
o de datum van de behandeling
o korte omschrijving van de behandeling
o prestatiecode, bijvoorbeeld 24104 acupunctuur
o de kosten van het consult
o of u wel of niet de nota al heeft betaald

Indien de zorgnota door een extern bedrijf wordt verzorgd hebben wij daarmee een overeenkomst met betrekking tot gegevensbescherming.

Uw rechten
o Bij de intake vraag ik uw toestemming voor het vastleggen en verwerken van uw gegevens
o Ik noteer uw toestemming in uw dossier
o Ik noteer niet meer gegevens dan voor het omschreven doel nodig is
o U heeft het recht op intrekking van verleende toestemming*
o U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering en het meenemen van eigen gegevens (dataportabiliteit)*
o U heeft het recht om een klacht in te dienen, over hoe met uw persoonsgegevens wordt omgegaan in mijn praktijk, bij mij* en bij de
Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
o Ik wijs u op mijn privacybeleid en waar u dit kunt vinden.
* Dit kunt u schriftelijk of per mail melden aan de verantwoordelijke voor uw gegevensbescherming:
Joan Duveen
Mr. J.C. Bührmannlaan 33
1244 PE Ankeveen
e-mail: jduveen@planet.nl

Personen die toegang hebben tot de dossiergegevens, buiten de zorgverlener
o Waarnemers, tijdens mijn afwezigheid
o Stagiaires
o Collega bezoekers/leerlingen
Deze personen zijn bekend met de regels m.b.t. privacybescherming en hebben een geheimhoudingsplicht.

Uw gegevens kunnen ook gebruikt worden voor de volgende doelen:
o om (na uw toestemming) andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de behandeling is afgerond of bij verwijzing naar een andere behandelaar
o voor geanonimiseerd gebruik tijdens intercollegiaal overleg, onderricht aan stagiaires of overige lesdoelen
o geanonimiseerd (na uw toestemming) voor wetenschappelijk onderzoek

Indien uw behandelaar vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan wordt om uw toestemming gevraagd.

Ik tref maatregelen om uw gegevens te beschermen
o Technisch (beveiliging van dossiers, computer etc.)
o Organisatorisch (afspraken, overeenkomsten en beveiligde opslag)
o Gebruik beveiligde website en e-mail systemen (SSL: SSL staat voor Secure Sockets Layer, wat ervoor zorgt dat verbindingen met het internet versleuteld worden.)

Met betrekking tot mijn website en mijn Facebook pagina
o Op mijn website www.joanduveen.nl wordt geen gebruik gemaakt van cookies
o Op mijn website www.joanduveen.nl wordt geen gebruik gemaakt van patiënt gegevens
o Berichten die u plaatst op mijn Facebook pagina zijn openbaar toegankelijk

Meldplicht datalekken
o Ik beschik over een protocol datalekken

Disclaimer
De AVG is een uitgebreide en gecompliceerde wetstekst. Deze Privacy verklaring AVG is gebaseerd op diverse bronnen, w.o. de uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens, die van de Kamer van Koophandel en van de Nederlandse Vereniging voor Acupunctuur. Ik kan niet garanderen dat deze informatie volledig juist, compleet en actueel is. Leidend blijft de officiële wettekst AVG. Mei 2018.

 

BEHANDELOVEREENKOMST                        

Patiëntgegevens

Naam                          :

Adres                          :

Woonplaats               :

Geboortedatum        :

Debiteurennummer  :

Ondergetekende verklaart door de behandelaar te willen worden behandeld voor het voorkomen van (verdere) klachten in de toekomst en het verminderen van de volgende hoofdklacht(en) en de eventueel daarmee verband houdende klachten:

  • …
  • …
  • …
  • en klachten die eventueel in de loop van het behandeltraject naar voren komen
  • en neemt de daaruit voortvloeiende adviezen en afspraken ter harte.

Bij deze behandelovereenkomst heb ik □ ontvangen of  □ van tevoren kennis genomen van:

Het Privacy- en Klachtenbeleid, https://joanduveen.nl/site/informatie/ .

  • Ik ben mij ervan bewust dat mijn persoons- en medische gegevens op een veilige manier worden opgeslagen en verwerkt. Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van deze behandelovereenkomst.

Ik geef toestemming voor het delen van mijn dossiergegevens in onderstaande gevallen:

  • bericht van aankomst aan de huisarts/behandelend specialist.
  • voortgangs- of eindrapportage aan de huisarts/behandelend specialist.
  • voor het gebruik door een waarnemer tijdens mijn afwezigheid.
  • voor onderricht aan stagiaires of bezoekende collega’s. (Zij hebben allen geheimhoudingsplicht).
  • overleg met collega’s, indien ik dat noodzakelijk acht. Hierbij zal u altijd anoniem blijven.
  • bespreken van een casus in geanonimiseerde vorm met stagiaires van de praktijk.
  • gebruik als anonieme casus voor les doeleinden.
  • geanonimiseerd (na uw toestemming) voor wetenschappelijk onderzoek.

Overig:

  • Ik ben mij bewust dat de geboden behandeling aanvullend is op de reguliere geneeskunde.
  • Ik zal mijn huisarts of behandelend specialist raadplegen indien mijn gezondheidssituatie daarom vraagt.
  • Ik ben mij bewust dat het mij vrijstaat de behandelovereenkomst te beëindigen.
  • Ik heb bovenstaande vakjes zelf aangevinkt ten teken van toestemming/instemming

 

  • Cliënt is jonger dan 16 jaar; toestemming voor de behandeling is gegeven d.m.v. handtekening door:
  • de met gezag belaste ouder(s), te weten:
  • de voogd, te weten:

Handtekening(en):

 

Plaats:                                                                                               Datum:

 

 

ENGLISH VERSION

YOUR PRIVACY
Your privacy is important and that is why I would like to inform you about the privacy policy of the clinic. Working with patients in an acupuncture clinic is not possible without processing certain personal data. I do this with the utmost care. Starting the 25th of May 2018, my clinic will also be subject to a new privacy law, the General Data Protection. My privacy policy is adjusted to that law. The three most important points of this privacy policy are the following:
1. I have one patient database and I only share personal data if necessary and only after your consent in the following cases:
a. Message of arrival to the general practitioner/ treating specialist
b. Progress or final report to the general practitioner/ treating specialist
c. For the use by an observer during my absence
d. For teaching trainees or visiting colleagues. They all have a duty of confidentiality
e. Consultation with colleagues, if I consider this necessary. You will always remain anonymous
f. Discussing a case in anonymous form with interns from the clinic
g. Use as an anonymous case for teaching purposes
h. Anonymous (after your permission) use for scientific research
If I want to use your data for another reason, your permission will always be requested.
2. I do not store your personal data for longer than necessary for the purposes for which I received this personal data from you. I do not process more personal data than is necessary to be of service to you.
3. I secure my ICT infrastructure adequately and monitor the systems proactively. Your safety and privacy are always paramount.

PRIVACY STATEMENT, COMPLAINTS REGULATION AND PRIVACY POLICY SERVING PATIENTS (MAY 2018) OF THE ACUPUNCTURE CLINIC JOAN DUVEEN
Address: Mr. J.C. Bührmannlaan 33, 1244 PE Ankeveen
Tel: 035-6565550 and 06-653420653
E-mail: jduveen@planet.nl
WWW.joanduveen.nl
KvK: 32151091

PRIVACY STATEMENT
YOUR PRIVACY
It is necessary for a good treatment that your practitioner creates a file. This is a statutory duty imposed by the Medical Treatment Contracts Act (Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst, WGBO). Your file contains your personal details, notes about your state of health and information regarding the examinations and treatments that have been carried out. Also included in the file are data that are, or can be, necessary for your treatment, for example your living and working situation, hobbies or family situation/marital status. Also data that, after your explicit permission, have been requested from your general practitioner or another healthcare provider.

Your practitioner will do his/her best to guarantee your privacy in accordance with the General Data Protection Regulation (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG):
o By carefully handling your personal and medical data
o And by ensuring that unauthorized persons do not have access to your data
Agreements are made about this with for example colleagues, and measures are taken to keep the data safe

Your practitioner is bound by the Privacy Regulations of the Dutch Association for Acupuncture (Nederlandse Vereniging voor Acupunctuur, NVA). You can view these regulations on the NVA website: www.acupunctuur.nl Only your practitioner, any trainee present (after your permission) and observer in the absence of your practitioner (after your permission) have access to the data in your file. They all have a duty of confidentiality.

For details see the Privacy policy below

COMPLAINT REGULATION
If you have any complaints, I request you to discuss this with me, as dissatisfaction and complaints may arise from inadequate communication. If this contact does not have the desired result or if for some reason you are unable or unwilling to speak with me, you can contact the Complaints Committee for Alternative Treatment Methods (Klachtencommissie Alternatieve Behandelwijzen, KAB), PO Box: 2122, 6020 Budel. Phone: 049-5499585, e-mail: kab@kab-klachten.nl. More info: http://www.kab-klachten.nl

PRIVACY POLICY GENERAL DATA PROTECTION REGULATION ACUPUNCTURE CLINIC JOAN DUVEEN
Below you will find my details that apply to my clinic:
Contact details:
Joan Duveen – is responsible for data protection
Mr. J.C. Bührmannlaan 33
1244 PE Ankeveen
Phone: 035-6565550 and 06-53420653
E-mail: jduveen@planet.nl
My services are subject to legislation in the field of healthcare in the Netherlands and Dutch law in general, e.g. WGBO, Wkkgz and AVG

The following topics will be discussed in this Privacy policy:
o The purpose of the capture of data
o What will be recorded in your file?
o In case of minors <16
o The storage period of the file
o Invoice
o Your rights
o Persons who have access to the file data, next to the care provider
o The measures I take to protect your data
o My website and Facebook page
o Reporting obligation for data leaks

The purpose of the capture of data
o (Para-) medical treatment, in particular Classical Chinese medicine
o Treatment homeopathy
o Treatment naturopathy
o Physiotherapy treatment
o References
o Administration and making of appointments
o Collection of consultation costs
o Invoicing for the client and health insurer
o Meet a legal obligation (e.g. tax declaration)

What will be recorded in your file?
o Name, address and place of residence
o Telephone numbers
o E-mail address
o Date of birth
Special personal data:
o Social Security Number (Burger Service Number, BSN)
o (Para-) medical data
o Matters concerning sexuality (if necessary)
o Relevant psychosocial data (e.g. relationships, children, living and work situation, hobbies/sport)
o Contact details of the general practitioner and/or specialist and/or other practitioners

In case of minors (<16)
In case of minors, the names, address(es), phone numbers and e-mail addresses of both parents are required. Also, a written permission from both parents is required.

The storage period of the file
The storage period of the file is 15 years after the last change/ addition (according to the WGBO) OR as much longer as required by the care of a good care provider.
Your information can also be used for the following purposes:
o To, after your permission, inform other care providers. For example, if the treatment has been completed or if another treatment provider has been referenced.
o For use by an observer during the absence of your therapist
o For anonymous use during peer consultations, instruction to trainees or other educational objectives
o Anonymously for scientific research, after your permission

If your practitioner wants to use your data for another reason, your permission will always be requested.

Invoice
The invoice contains the information requested by the health insurer:
o Your name, address and place of residence
o Your debtor number and invoice number
o Your date of birth
o Possibly your Social Security Number
o The date of treatment
o A brief description of the treatment
o The performance code, for example: 24104 acupuncture
o The costs of the consultation
o Whether or not you have complied with the invoice

If the invoice is provided by an external company, we have an agreement with regard to data protection.

Your rights
o At the intake, I ask for your permission to record and process your data
o I note your permission in your file
o I do not record more data than is necessary for the described purpose
o You have the right to withdraw the permission granted* (see next page)
o You have the right to inspect, correct, delete and bring your own data (data portability)* (see next page)
o You have the right to submit a complaint, about how I deal with your personal data, with your therapist * (see next page) and with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
o I point out my privacy policy and where you can find this

* You can report this in writing or by e-mail to the person responsible for your data protection:

Joan Duveen
Mr. J.C. Bührmannlaan 33
1244 PE Ankeveen
e-mail: jduveen@planet.nl

Persons who have access to the file data, next to the care provider
o Observers
o Interns or trainees
o Visiting colleagues/ pupils
These people are familiar with the rules regarding privacy protection and all have a duty of confidentiality

The measures I take to protect your data
o Technical measures (security of files, security of computer, etc.)
o Organizational measures (agreements)
o By using secure systems (SSL: SSL stands for Secure Sockets Layer, which ensures that connections to the internet are encrypted)

My website and Facebook page
With regard to the privacy of my website and Facebook page
o No cookies are used on my website http://joanduveen.nl
o Messages you post on the digital guestbook or my Facebook page are publicly accessible

Reporting obligation for data leaks
o I have a data leaks protocol

Disclaimer
The General Data Protection Regulation (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG) is a comprehensive and complicated legal text. This Privacy Statement is based on various sources, including the explanation of the Dutch Data Protection Authority, the Dutch Chamber of Commerce (Kamer van Koophandel) and the Dutch Association for Acupuncture. I cannot guarantee that is information is completely correct, complete and up-to-date. Leading is the official legal text AVG. May 2018.

 

TREATMENT CONTRACT

Patient details

 Name:

Address:

City:

Date of birth:

Client number:

The undersigned hereby declares to want to be treated by the practitioner in order to prevent (further) complaints in the future and                in order to reduce the following main complaint(s) and possibly the complaints connected to the main complaint(s):

□   …

□   …

□   …

□  and complaints which possibly occur during the course of treatment.

□  and pays careful attention to the resulting advice and agreements.

With this treatment contract I □ have received or □ already have knowledge of:

The General Data Protection Regulation,  https://joanduveen.nl/site/informatie/

□  I am aware that my personal and medical details are being stored and

processed in a safe manner. This is necessary for the execution  of

treatment agreed to in this contract.

I hereby give permission to share my file information in the following cases:

  • To inform the general practitioner(GP)/treating specialist of the onset of treatment.
  • Progress or final report to the GP/treating specialist.
  • for the use of a replacement practitioner during the regular practitioners absence.
  • for the use of teaching interns or visiting colleagues. (They all have confidentiality obligation).
  • Consultation with colleagues, in the case that the practitioner deems it necessary. The patient will always stay anonymous during this consultation.
  • Discussion of a case in anonymous form with interns of the clinic
  • Use as anonymous case for the purpose of teaching.
  • Anonymous (with your consent) for scientific research.

Miscellaneous:

□  I am aware that the offered treatment is additional to regular medicine.

□  I will consult my GP or treating specialist if  the practitioner requests this, because of my

health status.

□  I am aware that I am free to end the treatment contract at any time.

□  I ticked the boxes above myself as a sign of consent/permission.

 

□  Client is younger than 16; permission for the treatment is given by means of a  signature by:

□  The parent(s) with authority:

□  The guardian:

Patient Signature(s):                                                                        Practitioner Signature:

Place:

Date: